Servizi di stampa gestita: le tecnologie innovative a supporto del lavoro ibrido
In un’azienda, una buona ottimizzazione delle risorse diventa un compito fondamentale per far crescere il proprio business. Risparmiare sui costi ed evitare inutili perdite di tempo sono due variabili fondamentali affinchè la produttività non diminuisca. Per favorire ciò, è necessario capire e conoscere le risorse che abbiamo a disposizione.
Le aziende fanno uno studio per ridurre il più possibile i costi, ma molte volte dimenticano di ottimizzare un elemento fondamentale, utilizzato tutti i giorni: la stampa.
Ci sono molte aziende che sottovalutano i costi di stampa e non si rendono conto che questo è un errore. Non si tratta solo di acquistare un dispositivo, ma parliamo anche del costo dei materiali di consumo, della carta utilizzata e della manutenzione dei dispositivi.
Che cos'è la stampa gestita?
Con la stampa gestita puoi valutare, ottimizzare e gestire i dispositivi della tua azienda per ridurre i costi operativi, migliorare la produttività dei dipendenti, l’efficienza e la sicurezza.
Questi servizi MPS (Managed Print Services) comprendono l’installazione e la manutenzione dei dispositivi, la consegna dei materiali di consumo, la consulenza e il supporto tecnico specializzato. In questo modo, è più facile avere il pieno controllo sulla stampa effettuata in ufficio, conoscendo in anticipo la risposta a diverse domande come, ad esempio: quante pagine stampiamo in un determinato periodo di tempo? Qual è il volume totale dei lavori inviati alla stampa? Qual è il costo di stampa di ogni dipendente?
Vantaggi dei servizi di stampa gestita per le imprese
Sempre più aziende decidono di affidarsi ai servizi di stampa gestita per ottimizzare i processi aziendali.
Ecco alcuni dei vantaggi di come questo processo può contribuirne al miglioramento:
Riduzione di costi e tempi
Con il servizio di stampa gestita, puoi sapere qual è il costo di stampa e come viene distribuito, al fine di sviluppare un piano che aiuti a ridurre questo investimento.
Con i servizi MPS paghi solo ciò che consumi: tenendo conto del volume di stampa dell’ufficio, del costo per pagina e della distribuzione delle apparecchiature nell’area di lavoro, vengono calcolati i relativi materiali di consumo e affiancato il supporto tecnico necessario. Tutto ciò evita spese impreviste legate alla manutenzione del dispositivo e aiuta ad avere un controllo efficiente del budget, oltre al risparmio di tempo necessario per l’acquisto e l’installazione di nuovi materiali di consumo e la gestione degli incidenti tecnici.
Aumento della produttività
I lavoratori saranno liberati dall’attività di stampa in modo che possano concentrarsi sul core business. D’altra parte, la garanzia del funzionamento ottimale dei dispositivi avrà un impatto diretto sulla produttività dell’azienda, evitando che le apparecchiature siano inattive a causa di guasti improvvisi.
Ottimizzazione dei dispositivi
Quando viene contratto questo tipo di servizio, viene acquisito tutto il necessario per stampare in ufficio. Dall’installazione, alla fornitura dei materiali di consumo, alla gestione degli incidenti in base al livello di assistenza concordato, riceverai rapporti sull’uso dell’attrezzatura, rendendo il processo decisionale più semplice per ottimizzare i costi e la produttività dei dipendenti.
Miglioramento dei processi di gestione
Il servizio di stampa gestita può fornire informazioni sul volume di stampa totale e per utente, consentendo un maggiore controllo del singolo dispositivo, della visibilità dei costi e delle pagine prodotte, nonchè dei tempi di servizio per la consegna dei consumabili.
Come creare una migliore esperienza di lavoro con la stampa gestita di Xerox
I servizi di stampa gestita di Xerox utilizzano software e tecnologie di sicurezza, analisi, digitalizzazione e cloud per offrire un’esperienza di lavoro ottimale su piattaforme cartacee e digitali.
Sicurezza
Con l’aumento delle minacce informatiche e delle fughe di informazioni, le strategie di sicurezza proattive sono l’unica barriera per proteggere un’azienda da una potenziale violazione dei dati. Grazie alle tecnologie di sicurezza integrate nei servizi Xerox di stampa gestita e nella tecnologia Connect Key, è possibile:
- Mantenere i dispositivi aggiornati e conformi attraverso il monitoraggio e gli interventi correttivi automatici;
- Assicurarsi che solo gli utenti autorizzati possano stampare documenti;
- Ricevere una notifica ogni volta che vengono divulgate informazioni riservate.
Cloud
Mentre le aziende di ogni dimensione si avvicinano al futuro digitale, la dipendenza dalle tecnologie cloud sta inglobando quasi ogni aspetto della vita lavorativa.
Dalla collaborazione tra lavoratori mobili e distribuiti, alla riduzione del carico di lavoro per le risorse IT, i servizi cloud offrono molti vantaggi:
- Infrastruttura ottimizzata e carichi di lavoro ridotti per il team IT;
- Migliore digital experience dell’utente grazie all’accesso a contenuti intuitivi da qualunque luogo e in qualsiasi momento;
- Servizi flessibili e scalabili che supportano una forza lavoro in evoluzione.
Analisi
Un ufficio connesso produce un’enorme quantità di dati tra dispositivi, utenti, documenti e processi. Le soluzioni analitiche di Xerox acquisiscono questi dati e rivelano opportunità di ottimizzazione, automazione e miglioramento all’interno dell’infrastruttura di stampa.
Digitalizzazione
Le soluzioni di digitalizzazione, dalle semplici app all’automazione totale dei processi, insieme ai sistemi di gestione dei contenuti, possono aiutarti a:
- Automatizzare i processi manuali per risparmiare tempo e ridurre i costi;
- Migliorare la collaborazione dei team attraverso la condivisione dei contenuti;
- Velocizzare le decisioni rendendo i dati più accessibili;
- Ridurre gli errori e migliorare la conformità attraverso flussi di lavoro verificabili.
Inoltre, grazie alla gestione della stampa e dei dispositivi aziendali dedicati, potrai scegliere di adottare un approccio sostenibile nei confronti dell’ambiente che ti circonda.
Perchè Kronos Tech e Xerox?
Indipendentemente dalla stampante Xerox che sceglierai, potrai usufruire di interfacce facili da utilizzare, affidabilità di gestione, sicurezza avanzata e strumenti sofisticati per tenere sotto controllo i costi.
Inoltre, il tuo dispositivo multifunzione sarà un assistente intelligente per l’ufficio, con connettività Wi-Fi, stampa da remoto, schermi simili a tablet e app connesse al cloud.
Kronos Tech collabora da anni con Xerox per creare soluzioni che, in linea con le specifiche necessità, possano portare benefici e soddisfare le esigenze di un ambiente di lavoro dinamico e flessibile. Un nostro consulente ti seguirà nella scelta della stampante più adatta alle tue esigenze e ti darà l’assistenza necessaria per installazione, calibrazione, profilatura e tanto altro.
